Digitalisasi Arsip Inaktif: Studi Kasus Penerapan SIKD Pada Unit Kearsiapan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah

Abstract

Penelitian ini difokuskan pada analisis pengelolaan arsip inaktif dengan penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. Arsip inaktif dipahami sebagai arsip yang masih bernilai guna tinggi, tetapi frekuensi pemakaiannya telah menurun, sehingga memerlukan penanganan yang terorganisasi dan efisien. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan jenis studi kasus, dimana data dikumpulkan melalui observasi langsung, wawancara mendalam, dan penelusuran dokumen dari para arsiparis serta pegawai yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip.

Temuan penelitian memperlihatkan bahwa implementasi SIKD mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip inaktif, khususnya dalam aspek pengelompokan, klasifikasi, penyimpanan, dan temu kembali arsip. Sistem ini membantu mempercepat proses pencarian dokumen, menekan kemungkinan kehilangan arsip, serta meningkatkan efisiensi kerja pegawai.

Namun, penerapan SIKD masih dihadapkan pada sejumlah hambatan, antara lain kurangnya tenaga terampil, terbatasnya sarana prasarana, serta minimnya kemampuan literasi digital. Upaya perbaikan dilakukan melalui pelatihan pegawai, penyusunan SOP, optimalisasi ruang arsip, serta pengembangan integrasi sistem dengan aplikasi SRIKANDI. Secara keseluruhan, SIKD memberikan dampak positif terhadap modernisasi dan digitalisasi pengelolaan arsip, sekaligus mendukung pemerintahan berbasis elektronik yang lebih akuntabel.

Kata kunci: Arsip inaktif, SIKD, pengelolaan arsip, sistem informasi kearsipan, kearsipan digital, ANRI, Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah